10 Top Tips om E-Mails in Outlook te Ordenen 💥
Het bereiken van inbox zero lijkt misschien een onhaalbare droom als je wordt geconfronteerd met een overweldigend aantal e-mails. Om orde in deze wanorde te brengen, is het beheersen van de e-mailorganisatie in Outlook van cruciaal belang. Deze gids neemt u mee door de belangrijkste strategieën voor het efficiënt beheren van uw Outlook-inbox.
Advertisement
Tip 1: Stroomlijn uw Postvak IN met effectief mapbeheer
Toen ik aan mijn reis als projectmanager begon, maakte ik in eerste instantie projectspecifieke mappen in Outlook om mijn e-mails te ordenen. Naarmate het aantal projecten toenam, werd deze aanpak echter al snel overweldigend en contraproductief.
Om dit probleem aan te pakken, heb ik de Getting Things Done® (GTD®)-methodologie omarmd en mijn mappenstructuur vernieuwd om beter e-mailbeheer mogelijk te maken. De eerste stap is het maken van mappen en submappen in Outlook. Zo gaat het:
- Klik in het navigatievenster met de rechtermuisknop op Mappen en selecteer Nieuwe map maken. U kunt ook op Mappen klikken om uw opties uit te vouwen en vervolgens Nieuwe map maken selecteren.
- Geef deze map de naam 'Te doen' en klik op Opslaan.
- Klik met de rechtermuisknop op de map 'Taken' en selecteer Nieuwe submap maken.
- Geef deze submap de naam 'Elke dag'.
- Maak nog een submap in uw map 'Te doen' en noem deze 'Opvolgen'.
Als er nieuwe e-mails binnenkomen, categoriseer ze dan dienovereenkomstig:
- Inbox: reserveer deze voor e-mails die onmiddellijke aandacht vereisen of die snel kunnen worden opgelost (binnen drie minuten).
- To do: gebruik deze map voor niet-dringende e-mails of voor e-mails die een reactie van meer dan drie minuten nodig hebben. Als u ze hierheen verplaatst, blijft uw inbox opgeruimd.
Wanneer u uw map "To do" sorteert (ik raad aan dit dagelijks te doen), wijst u deze e-mails opnieuw toe aan de relevante submap:
- Opvolging: voor e-mails die in de wacht staan, zoals het wachten op antwoorden of taken die aan collega's zijn gedelegeerd.
- Elke dag: voor e-mails waarop geen reactie nodig is, maar die u op termijn wel wilt lezen of beoordelen.
Door deze methode toe te passen, kunt u een overzichtelijke inbox onderhouden en ervoor zorgen dat belangrijke e-mails altijd binnen handbereik zijn. Voor meer tips over het organiseren van uw e-mails in Outlook kunt u onze handleiding raadplegen over problemen met e-mail oplossen.
Tip 2: Stroomlijn uw Postvak IN met Outlook-regels
Het minimaliseren van het handmatig sorteren van e-mails is de sleutel tot efficiënt inboxbeheer. Outlook-regels zijn een krachtig hulpmiddel dat het proces kan automatiseren door inkomende e-mails naar specifieke mappen te leiden, zoals de map 'To do' die u eerder hebt gemaakt. Zo kunt u rechtstreeks vanuit een e-mail een regel instellen:
- Klik met de rechtermuisknop op de e-mail en selecteer Geavanceerde acties > Regel maken.
- Outlook zal een regel voorstellen om e-mails van de afzender naar een bepaalde map te verplaatsen. Voor verdere aanpassingen klikt u op Meer opties in het venster Een regel maken en klikt u vervolgens op OK.
- In het venster Regels kunt u uw e-mailregel op verschillende manieren aanpassen:
- Geef uw regel een naam: kies een duidelijke en beschrijvende naam voor gemakkelijke identificatie.
- Voeg een voorwaarde toe: geef criteria op waaraan de e-mail moet voldoen voordat de regel wordt geactiveerd, zoals de gegevens van de afzender of trefwoorden in de e-mail.
- Een actie toevoegen: definieer wat er met de e-mail gebeurt als deze aan de voorwaarde voldoet. Acties omvatten het organiseren, markeren van het bericht of routeren.
- Een uitzondering toevoegen (optioneel): stel criteria in die ervoor zorgen dat een e-mail wordt uitgesloten van sortering op basis van deze regel.
- Als u meerdere regels heeft, kunt u De verwerking van meer regels stoppen selecteren om te voorkomen dat er verdere regels worden toegepast op een e-mail die overeenkomt met deze regel.
- Als u tevreden bent met uw regel, vinkt u het vakje Regel nu uitvoeren aan en klikt u op Opslaan.
Door gebruik te maken van Outlook-regels kunt u de e-mailorganisatie automatiseren, zodat uw inbox overzichtelijk en beheersbaar blijft. Voor meer inzicht in het maken en beheren van Outlook-regels raadpleegt u de Microsoft-ondersteuningspagina.
Tip 3: Verbeter de productiviteit met Microsoft To Do
Het behalen van een succespercentage van 99,8% op het gebied van professionele deadlines is voor mij een punt van trots, en een groot deel van dat succes kan worden toegeschreven aan takenlijst-apps zoals Microsoft To Do. De naadloze integratie met het ecosysteem van Microsoft, met name Outlook, is een gamechanger. Als u bijvoorbeeld een e-mail in Outlook markeert, wordt deze automatisch omgezet in een taak in Microsoft To Do.
Voor degenen die Outlook in Microsoft 365 gebruiken, volgt hier een handleiding voor het toevoegen van uw e-mails aan Microsoft To Do:
- Klik in Outlook op het pictogram Mijn dag op de werkbalk (lijkt op een agenda met een vinkje). Het deelvenster Mijn dagelijkse taken verschijnt.
- Sleep een e-mail naar het deelvenster Taken en zet deze neer in de sectie Toevoegen als taak. Je kunt ook een agenda-afspraak maken door deze in de sectie Toevoegen als afspraak te plaatsen.
- De onderwerpregel van de e-mail wordt standaard de taaknaam, maar u kunt deze bewerken. Om de originele e-mail te bekijken, klikt u op het pictogram E-mail bekijken.
- Klik met de rechtermuisknop op de taak om toegang te krijgen tot opties zoals Herinnering instellen en Einddatum instellen. De datums worden onder de taak weergegeven.
- Om een taak als belangrijk te markeren, klikt u op het pictogram Markeren als belangrijk (een ster). Een ingevulde ster geeft een belangrijke taak aan.
- Als u een herinnering instelt, verschijnt er op het opgegeven tijdstip een herinneringsvenster. Je kunt de herinnering op snooze zetten door op het snooze-icoontje te klikken.
- Als je een taak hebt voltooid, markeer je deze als voltooid door op het bijbehorende pictogram te klikken.
U kunt ook de toevoeging van gemarkeerde e-mails aan uw Microsoft To Do-lijst automatiseren:
- Ga naar to-do.office.com.
- Klik op het pictogram Instellingen en selecteer Taakinstellingen.
- In het venster Instellingen, onder Verbonden apps, schakelt u Gemarkeerde e-mail in.
- Klik in Outlook op het pictogram Mijn dag en selecteer Gemarkeerde e-mails onder Taken.
Met deze stappen kunt u uw taken en gemarkeerde e-mails efficiënt op één plek beheren, waardoor uw workflow wordt gestroomlijnd en ervoor wordt gezorgd dat niets over het hoofd wordt gezien. Voor meer tips over het gebruik van Microsoft To Do, bekijk de Microsoft-ondersteuningspagina.
Tip 4: Vereenvoudig uw Postvak IN door onnodige gesprekken te negeren
Als ik drie wensen zou mogen doen over e-mailbeheer, zou één zijn het elimineren van de knop "Allen beantwoorden". Naar mijn ervaring is het gebruik ervan slechts in zeldzame gevallen gerechtvaardigd.
In plaats van mensen te smeken om 'Allen beantwoorden' niet te gebruiken (wat zelden werkt), heb ik een eenvoudige oplossing ontdekt om deze lange e-mailthreads uit mijn inbox te houden:
- Klik met de rechtermuisknop op de e-mailthread waarvan u zich wilt losmaken en selecteer Negeren.
- In het bevestigingsvenster dat verschijnt, getiteld 'Gesprek negeren?', klikt u op OK om door te gaan.
Als je ervoor wilt zorgen dat toekomstige e-mails uit een specifieke thread automatisch uit je inbox worden omgeleid, gebruik dan gewoon opnieuw de negeerfunctie van Outlook. Klik met de rechtermuisknop op de e-mail, kies Negeren en bevestig uw keuze. Met deze actie worden alle daaropvolgende antwoorden in die thread rechtstreeks naar de map Verwijderde items gestuurd, waardoor uw inbox overzichtelijk blijft.
Tip 5: Stroomlijn uw inbox met e-maillabels
Labels (of tags) zijn een effectieve manier om e-mails te categoriseren, zodat u ze gemakkelijker kunt zoeken en snel de prioriteit kunt bepalen. De truc is echter om uw etiketteringssysteem niet te ingewikkeld te maken. Persoonlijk gebruik ik drie hoofdlabels: Collegebeheerder voor contracten en papierwerk, Facultaire communicatie voor communicatie met collega's, en Studentencommunicatie voor interacties met studenten.
Een nieuw categorielabel maken in Outlook:
- Klik op de vervolgkeuzepijl naast het pictogram Categoriseren (dat lijkt op een cadeaulabel).
- Selecteer Nieuwe categorie in het menu.
- Geef uw categorie een naam, kies een kleur voor het label en klik vervolgens op Opslaan. U kunt ook bestaande categorieën beheren door Categorieën beheren te selecteren.
Met de kennis van het maken van e-mailregels kunt u uw organisatie verder verbeteren door het labelingproces te automatiseren, zodat inkomende e-mails worden gecategoriseerd zodra ze in uw inbox aankomen. Voor meer tips over het gebruik van labels in Outlook gaat u naar de Microsoft-ondersteuningspagina.
Tip 6: Verbeter uw e-mailefficiëntie met Mijn sjablonen
Bekentenistijd: ik verspilde te veel tijd met het beantwoorden van dezelfde vragen van studenten door een oud antwoord te zoeken en dit naar een nieuwe e-mail te kopiëren. Dat veranderde toen ik Mijn sjablonen ontdekte.
Als u vaak soortgelijke vragen beantwoordt, kunnen Mijn sjablonen u veel tijd besparen. Zo stelt u een berichtsjabloon in:
- Klik op Nieuwe e-mail op het tabblad Home.
- Selecteer Bericht in het e-maillint.
- Klik in de berichtenwerkbalk op het pictogram Meer opties (drie stippen) en kies Mijn sjablonen.
- Klik in het deelvenster Mijn sjablonen op + Sjabloon.
- Wijs een titel toe aan uw sjabloon en stel uw bericht op in het compositievak. Tip: Het is vaak gemakkelijker om het bericht rechtstreeks in de hoofdtekst van de e-mail te schrijven, het op te maken en het vervolgens naar het compositievak te kopiëren.
- Klik op Opslaan.
Wanneer u een opgeslagen sjabloon wilt gebruiken, opent u eenvoudigweg Mijn sjablonen, klikt u op de gewenste sjabloon en wordt de hoofdtekst van de e-mail automatisch ingevuld. U kunt vervolgens de nodige bewerkingen of aanpassingen aanbrengen voordat u het verzendt. Voor meer tips over het gebruik van Mijn sjablonen in Outlook gaat u naar de Microsoft-ondersteuningspagina.
Tip 7: Verbeter uw inboxorganisatie met gekleurde categorieën in Outlook
Hoewel we de basisprincipes van categorieën en kleurcodering al hebben besproken, is het de moeite waard om dieper in te gaan op dit krachtige organisatiehulpmiddel.
Gekleurde categorieën gaan verder dan alleen het prioriteren van e-mails. Ze kunnen worden gebruikt om verschillende soorten berichten systematisch te ordenen in uw Outlook-inbox, zoals:
- Speciale projecten
- E-mailprioriteit
- Persoonlijke e-mails
- Afspraken
- Opmerkingen en ideeën
- Vergaderingen
- Nieuwe contacten
- Aankoopbevestigingen
- Specifieke afzenders
- Nieuwsbrieven
- Prestatiebeoordelingen
Hoewel het op het eerste gezicht misschien overweldigend lijkt, kunt u door het implementeren van kleurcodering in uw inbox snel de betekenis van elke e-mail identificeren, waardoor u uw taken effectiever kunt prioriteren.
Voor meer tips over het gebruik van categorieën en kleurcodering in Outlook, bekijk de Microsoft-ondersteuningspagina.
Tip 8: Vereenvoudig uw workflow met snelle stappen in Outlook
Stel u voor dat u maandelijkse beoordelingen van leveranciersfacturen moet uitvoeren, deze moet doorsturen naar het boekhoudteam en vervolgens een herinnering moet instellen voor de follow-up. In plaats van deze stappen elke maand handmatig te herhalen, kunt u Quick Steps gebruiken om het proces te stroomlijnen.
Zo stel je een Snelle Stap in:
- Ga naar het Home-lint en klik op Snelle stappen.
- Klik in het venster Snelle stappen op Nieuwe snelle stap. U kunt uw stap vervolgens op verschillende manieren aanpassen:
- Geef uw snelle stap een naam: kies een beschrijvende naam voor gemakkelijke identificatie.
- Kies een actie: geef de actie op die u met de e-mail wilt uitvoeren, zoals deze doorsturen of een herinnering maken. U kunt meerdere acties aan één stap toevoegen.
- Zodra u uw snelle stap heeft ingesteld, klikt u op Opslaan.
Dankzij de snelle stap die ik heb gemaakt, kan ik de laatste twee stappen van mijn maandelijkse factuurcontroleproces (de e-mail doorsturen en een herinneringstaak maken) met slechts één klik voltooien. Om de snelle stap te gebruiken, klikt u eenvoudig op de vervolgkeuzelijst Snelle stappen in uw startlint en selecteert u de gewenste stap. Standaard verschijnt de naam van uw snelle stap op het Home-lint, ter vervanging van de standaardtekst 'Snelle stappen'.
Quick Steps in Outlook kan de tijd en moeite die aan repetitieve taken wordt besteed aanzienlijk verminderen, waardoor uw e-mailbeheer efficiënter wordt. Voor meer tips over het gebruik van Quick Steps gaat u naar de Microsoft-ondersteuningspagina.
Tip 9: Blijf op koers met e-mailvlaggen en herinneringen in Outlook
Hoewel mappen, categorieën en regels uitstekend zijn voor het beheer van uw Postvak IN, heeft u soms een extra duwtje in de rug nodig voor cruciale e-mails. Dit is waar vlaggen in het spel komen.
Door een e-mail te markeren in Outlook kunt u berichten markeren die onmiddellijke actie of follow-up vereisen. De e-mail wordt niet alleen gemarkeerd in uw inbox met een visuele herinnering, maar is ook toegankelijk in andere gebieden, zoals de Outlook-takenbalk, Taken en de Dagelijkse takenlijst in uw agenda.
Om een e-mail rechtstreeks vanuit uw inbox te markeren, klikt u eenvoudig op het grijze vlagpictogram naast het bericht, dat rood wordt zodra u het selecteert. U kunt met de rechtermuisknop op de vlag klikken om de herinneringsdatum voor toekomstige follow-ups aan te passen. Nadat u de gemarkeerde e-mail heeft afgehandeld, klikt u nogmaals op de vlag om het bericht met een vinkje als voltooid te markeren.
Je kunt ook vlaggen instellen voor ontvangers om het belang van je bericht te benadrukken of om een snelle reactie te vragen:
- Voordat u uw e-mail verzendt, klikt u op de knop Tags op het tabblad Berichten.
- Selecteer de knop Markeringen op het tabblad Berichten, kies Opvolging en klik vervolgens op Aangepast.
- Kies Markeren voor ontvanger en selecteer de gewenste herinneringsdatum.
- De herinnering wordt nu weergegeven in de informatiebalk van de e-mail die u verzendt.
Het gebruik van vlaggen in Outlook is een eenvoudige maar effectieve manier om ervoor te zorgen dat belangrijke e-mails niet over het hoofd worden gezien, waardoor u de controle behoudt over uw prioriteiten en deadlines. Voor meer tips over het markeren van e-mails gaat u naar de Microsoft-ondersteuningspagina.
Tip 10: Stroomlijn uw inbox met de organisatie van gespreksthreads
Als je terugkomt van vakantie en een overvolle inbox aantreft, kan dat lastig zijn. Gelukkig kan de opschoningsfunctie van Outlook u helpen uw e-mails efficiënt te ordenen, zonder dat u elk bericht afzonderlijk hoeft te sorteren.
De functie Opschonen elimineert dubbele e-mails uit lange gespreksthreads met meerdere antwoorden, en voegt ze samen in één uitgebreide thread. Zo kun je het gebruiken:
- Selecteer het gesprek of de map die u wilt opruimen.
- Klik op de knop Opruimen op het tabblad Start.
- Kies een van de volgende opties:
- Gesprek opschonen: ruimt het geselecteerde gesprek op.
- Map opschonen: ruimt de gehele geselecteerde map op.
- Map en submappen opschonen: ruimt de geselecteerde map en alle submappen op.
- Outlook groepeert vervolgens de gespreksreeks, waardoor u een beter georganiseerde inbox krijgt.
Door de functie Opschonen te gebruiken, kun je snel de rommel in je inbox verminderen en je concentreren op de belangrijkste berichten. Voor meer tips over het organiseren van uw e-mails in Outlook, bekijk de Microsoft-ondersteuningspagina.
Advertisement