30 Tips en Trucs voor de Outlook-Agenda [2024] 💥

Bijgewerkt: 4 November 2024 | door: Martijn Assie, maakt al 20 jaar websites en winkels, tevens Linux-, Wordpress-,
Photoshop- en SEO-expert. | EN DE

Het beheersen van de Outlook-agenda kan uw planning en productiviteit aanzienlijk verbeteren. Hier zijn enkele tips en trucs om u te helpen er het maximale uit te halen:

Advertisement

Tip 1: verbeter de visuele aantrekkingskracht van uw Outlook-agenda

Geef uw Outlook-agenda een persoonlijk tintje door de visuele elementen aan te passen. Hier zijn de stappen om het uiterlijk aan te passen:

1. Open het menu Bestand, ga naar Opties en selecteer vervolgens Agenda.
2. Zoek in het gedeelte Weergaveopties de Standaard kalenderkleur, kies een kleur die bij uw stijl past en zorg ervoor dat Gebruik deze kleur op alle kalenders optie is aangevinkt.
3. Voor het aanpassen van lettertypen gaat u naar het tabblad Weergave, klikt u op Weergave-instellingen in de groep Huidige weergave en selecteert u vervolgens Overige instellingen.
4. Pas het lettertype en de grootte naar wens aan met behulp van de beschikbare opties.

Door het uiterlijk van uw agenda te personaliseren, kunt u deze visueel aantrekkelijker maken en gemakkelijker te navigeren. Ontdek meer tips voor agendabeheer op de Microsoft-ondersteuningspagina.

Tip 2: Stroomlijn de gebeurtenisplanning met de webversie van Outlook

Outlook op internet vereenvoudigt het proces van het plannen van afspraken en vergaderingen, zodat u de optimale tijd voor alle deelnemers kunt vinden. Hier is een gids voor het organiseren van een evenement:

1. Start een nieuwe afspraak of vergadering door op Nieuw evenement te klikken.
2. Voer essentiële details in, zoals de titel van het evenement, de datum, de tijd, een kort overzicht en de gewenste beschikbaarheidsstatus (bijvoorbeeld Bezet, Vrij).
3. Bevestig uw evenement door op Opslaan te klikken zodra alle gegevens zijn ingevoerd.

Het gebruik van de webversie van Outlook voor het plannen van evenementen bevordert een efficiënt tijdbeheer en houdt uw agenda overzichtelijk. Voor meer inzichten over het effectief gebruiken van Outlook, ga naar Microsoft-handleiding voor het plannen van vergaderingen in de webversie van Outlook.

Tip 3: Stroomlijn uw workflow met Outlook-agenda-exports

Transformeer uw Outlook-agenda in een veelzijdig hulpmiddel door deze naar Excel te exporteren. Dit zorgt voor een betere samenwerking en een gestroomlijnde projectplanning. Volg deze stappen:

1. Ga naar uw Outlook-agenda en kies de specifieke agenda die u wilt exporteren.
2. Navigeer naar Bestand > Openen & Exporteer en selecteer de exportopties die het beste bij uw behoeften passen.

Het exporteren van uw agenda naar Excel is ideaal voor het delen van gebeurtenisdetails met teamleden of het analyseren van uw planning in een gestructureerd formaat. Ontdek meer over deze functie op de Microsoft-ondersteuningspagina.

Tip 4: Verbeter uw planning met extra agenda's

Maximaliseer uw planningsefficiëntie in de webversie van Outlook door meerdere agenda's toe te voegen en te beheren. Zo gaat het:

1. Ga naar Outlook.com en navigeer naar Agenda > Kalender toevoegen > Nieuwe agenda maken.
2. Geef uw nieuwe agenda een naam zodat u deze gemakkelijk kunt herkennen.
3. Pas het aan met een unieke kleur en charme, zodat het opvalt in je agendaweergave.
4. Bevestig uw instellingen door op Opslaan te klikken.

Door extra agenda's op te nemen, kunt u verschillende aspecten van uw leven scheiden, waardoor u verzekerd bent van een goed georganiseerd schema. Meer informatie over agendabeheer vindt u op de Microsoft-ondersteuningshandleiding.

Tip 5: Omarm de donkere modus in Outlook voor Microsoft 365

Verbeter uw Outlook-ervaring en verminder vermoeide ogen door de Donkere modus in te schakelen, die een strakke, zwarte achtergrond voor uw berichtvenster biedt. Zo activeer je het:

1. Open de werkbalk, selecteer Bestand en kies vervolgens Office-account.
2. Selecteer in het gedeelte Office-thema Zwart om over te schakelen naar de donkere modus.
3. Ga terug naar je inbox met de pijl-terug, nu met het donkere thema toegepast.

Voor degenen die de voorkeur geven aan een lichter berichtenvenster, kun je eenvoudig de achtergrondkleur wijzigen terwijl het thema van de donkere modus voor de rest van de interface behouden blijft. Ontdek meer aanpassingsopties op de Microsoft-ondersteuningspagina.

Tip 6: Uw beschikbaarheid vaststellen in Outlook

Definieer duidelijk uw werktijden in Outlook om collega's te informeren over uw beschikbaarheid voor vergaderingen en afspraken:

1. Navigeer naar het tabblad Bestand en selecteer Opties.
2. Zoek in het gedeelte Kalender het gedeelte Werktijd.
3. Stel uw Starttijd en Eindtijd in zodat deze uw gebruikelijke werktijden weerspiegelen.

Door uw werktijden in te stellen, zorgt u ervoor dat uitnodigingen voor vergaderingen en afspraken worden verzonden op tijden waarop u beschikbaar bent, wat helpt bij effectief tijdbeheer. Ontdek meer over het beheren van uw agenda-instellingen op de Microsoft-ondersteuningspagina.

Tip 7: Afspraken en vergaderingen regelen in Outlook

Gebruik de Outlook-agenda om uw vergaderingen en afspraken efficiënt te organiseren, waardoor uw dagelijkse productiviteit toeneemt.

Een afspraak plannen:

1. Begin in een willekeurige agendaweergave en zorg ervoor dat het tabblad Start actief is. Klik op de knop Nieuwe afspraak.
2. Er wordt een nieuw afspraakvenster geopend. Vul de relevante gegevens voor uw afspraak in.
3. Gebruik voor terugkerende afspraken de optie Herhaling in het lint.
4. Als u klaar bent, klikt u op Opslaan & Sluit om de afspraak aan uw agenda toe te voegen.

Het effectief plannen van afspraken en vergaderingen in Outlook houdt u georganiseerd en zorgt ervoor dat u uw verplichtingen nakomt. Voor aanvullende tips over plannen in Outlook gaat u naar de Microsoft-ondersteuningspagina.

Tip 8: Nieuwe vergaderingen organiseren in Outlook

De agendafunctionaliteit van Outlook is essentieel voor het plannen en bijhouden van uw vergaderingen. Zo organiseert u een nieuwe vergadering:

1. Selecteer Nieuw evenement in de agendaweergave om een vergadering te plannen.
2. Geef uw vergadering een naam zodat u deze gemakkelijk kunt herkennen.
3. Gebruik de optie Deelnemers uitnodigen om deelnemers aan de vergadering toe te voegen.
4. Stel de datum en tijd van de vergadering in door een voorgesteld tijdslot te selecteren of door de details handmatig op te geven.
5. Voer de vergaderlocatie in en pas indien nodig de Teams-vergaderingsinstellingen aan.

Door vergaderingen in Outlook te plannen, zorg je ervoor dat alle deelnemers geïnformeerd en voorbereid zijn. Voor meer hulp bij het organiseren van vergaderingen raadpleegt u de Microsoft-ondersteuningspagina.

Tip 9: Effectief samenwerken met gedeelde agenda's in Outlook

Verbeter teamwerk door uw Outlook-agenda te delen, zodat collega's uw planning kunnen zien en naadloos kunnen samenwerken:

1. Ga naar uw Agenda onderaan de Outlook-interface.
2. Klik in de Agenda-werkbalk op Delen en selecteer de agenda die je wilt delen.
3. Typ het e-mailadres of de naam in van de persoon met wie u de agenda deelt.
4. Bevestig door op Delen te klikken. U kunt het delen annuleren door het prullenbakpictogram te selecteren.

Je agenda openbaar toegankelijk maken:

1. Ga in de Agendaweergave naar Instellingen > Bekijk alle Outlook-instellingen.
2. Kies Gedeelde agenda's.
3. In Een agenda publiceren kiest u de agenda die u wilt publiceren en stelt u het zichtbaarheidsniveau in.
4. Klik op Publiceren om uw agenda online beschikbaar te maken.

Het effectief beheren van gedeelde agenda's is essentieel voor een soepele samenwerking in grote organisaties. Ontdek meer over het delen en publiceren van agenda's op de Microsoft-ondersteuningspagina.

Tip 10: pas het uiterlijk van uw Outlook-agenda aan

Pas de visuele aspecten en instellingen van uw Outlook-agenda aan zodat deze overeenkomen met uw voorkeuren en workflow:

1. Navigeer naar Instellingen > Bekijk alle Outlook-opties > Kalender.
2. Pas uw instellingen indien nodig aan:
   • Bekijken – Pas de visuele stijl van uw agenda aan.
   • Evenementen en uitnodigingen – Stel voorkeuren in voor het maken van evenementen.
   • Weer – Personaliseer uw weerweergave.
   • Gebeurtenissen uit e-mail – Beheer hoe evenementen automatisch worden toegevoegd vanuit e-mails.
   • Gedeelde agenda's – Beheer opties en rechten voor het delen van agenda's.

Het personaliseren van uw agenda verbetert niet alleen uw gebruikerservaring, maar helpt ook bij een efficiënte planning. Meer informatie over aanpassingsopties vindt u op de Microsoft-ondersteuningspagina.

Tip 11: Integreer uw Outlook-agenda met Microsoft Teams

Bekijk en beheer uw Outlook-agenda naadloos binnen Microsoft Teams om de planning en samenwerking te stroomlijnen:

1. Open in Teams het navigatiepaneel en selecteer Agenda.
2. Uw standaardweergave is de werkweek. Wijzig de weergave door Werkweek in de rechterbovenhoek te selecteren en een keuze te maken uit de opties.
3. Gebruik de maand- en jaarweergave in de linkerbovenhoek om naar verschillende datums te navigeren. Klik op de maand om naar een specifieke datum te gaan of gebruik de pijlen om door dagen of weken te bladeren.

Door uw Outlook-agenda te integreren met Teams kunt u efficiënt plannen en coördineren met uw team. Voor meer informatie over agenda-integratie gaat u naar de Microsoft-ondersteuningspagina.

Tip 12: Organiseer uw Outlook-gebeurtenissen met kleurcategorieën

Gebruik kleurcategorieën in Microsoft Outlook om gerelateerde items, zoals notities, contactpersonen, afspraken en e-mailberichten, efficiënt te ordenen en identificeren. Met deze functie zijn meerdere kleurtoewijzingen aan één item mogelijk voor een betere organisatie.

1. Klik in de hoofdagendaweergave met de rechtermuisknop op een afspraak, vergadering of gebeurtenis, plaats de muisaanwijzer op Categoriseren en selecteer een kleurcategorie.
2. Wanneer u een open afspraak, vergadering of evenement bekijkt, zoekt u de knop Categoriseren op het lint in de groep Tags.

Kleurcategorisatie verbetert de visuele organisatie van uw agenda en helpt bij het beheer van uw planning en taken. Voor aanvullende inzichten in kleurcategorieën in Outlook raadpleegt u de Microsoft-ondersteuningspagina.

Tip 13: Schakel bureaubladmeldingen in voor Outlook

Blijf op de hoogte met Desktop Alerts in Outlook, waarmee u op de hoogte wordt gesteld van nieuwe e-mailberichten, vergaderverzoeken of taakverzoeken. Deze waarschuwingen zijn standaard geactiveerd en kunnen worden aangepast aan uw voorkeuren.

1. Ga naar Bestand > Opties > E-mail in Outlook.
2. In het gedeelte Berichtontvangst schakelt u het selectievakje Een bureaubladwaarschuwing weergeven in of uit en bevestigt u vervolgens met OK.

Bureaubladmeldingen houden u op de hoogte van belangrijke updates zonder dat u uw inbox voortdurend in de gaten hoeft te houden. Lees meer over meldingsinstellingen in Outlook op de Microsoft-ondersteuningspagina.

Tip 14: Beheer conflicterende gebeurtenissen automatisch in Outlook

Met de functie Automatisch accepteren/weigeren van Outlook kunt u uw agenda beheren door vergaderverzoeken automatisch te accepteren of te weigeren op basis van bestaande conflicten.

1. Controleer of de optie 'Uitnodigingen die niet conflicteren automatisch accepteren' actief is in de agenda-instellingen (Instellingen en delen > Uitnodigingen automatisch accepteren). Deze instelling zou conflicterende uitnodigingen automatisch moeten weigeren, tenzij deze handmatig worden overschreven.
2. Navigeer naar Bestand > Opties in Outlook.
3. Scrol op het tabblad Agenda omlaag en selecteer de knop Automatisch accepteren/weigeren.
4. Selecteer in het dialoogvenster dat verschijnt de benodigde opties en klik op OK.
5. Pas uw voorkeuren voor het voorstellen van nieuwe vergadertijden aan in het gedeelte Agenda-opties.
6. Sla uw wijzigingen op met OK en start Outlook opnieuw. Vanaf nu worden uitnodigingen voor vergaderingen automatisch geaccepteerd of geweigerd op basis van uw instellingen.

Het automatiseren van het beheer van conflicterende evenementen zorgt voor een overzichtelijke kalender en voorkomt dubbele boekingen. Voor meer informatie over deze functie raadpleegt u de Microsoft-ondersteuningspagina.

Tip 15: Meerdere agenda's beheren met overlayweergave

Verbeter uw planningsefficiëntie door meerdere agenda's in Outlook te overlappen en ermee te werken. Dit zorgt voor een uitgebreid overzicht van de beschikbaarheid voor verschillende schema's:

1. Open uw agenda en schakel in het navigatiedeelvenster het selectievakje in naast de agenda die u wilt overlappen met uw hoofdagenda.
2. Klik met de rechtermuisknop op uw hoofdagenda en kies de optie Overlay om de weergaven samen te voegen.
3. Als u meer agenda's aan de overlay wilt toevoegen, herhaalt u de tweede stap voor elke extra agenda.

Het gebruik van de overlay-functie helpt bij het vergelijken van planningen en het naadloos plannen van evenementen over meerdere agenda's. Meer informatie over het beheren van meerdere agenda's vindt u op Microsoft-ondersteuningspagina.

Tip 16: Stroomlijn de vergaderplanning met FindTime-peilingen

De FindTime-tool van Outlook zorgt voor een revolutie in het plannen van vergaderingen, doordat deelnemers kunnen stemmen op de vergadertijden van hun voorkeur. Volg deze stappen om een FindTime-peiling te maken:

1. Reageer op een bestaande e-mail of stel een nieuwe op om de enquête te starten.
2. Neem essentiële deelnemers op in het veld Aan en optionele deelnemers in het veld Cc.
3. Klik op het tabblad Home op Reageren met poll van de vergadering.
4. Configureer uw vergaderopties. FindTime stelt optimale tijden voor op basis van de beschikbaarheid van deelnemers.
5. Selecteer een paar geschikte tijdstippen voor de vergadering.
6. Geef de vergaderlocatie op.
7. Pas indien nodig de instellingen aan onder Poll-instellingen.
8. Klik op Invoegen in e-mail en vervolgens op Verzenden om het stemproces te starten.
9. U ontvangt een directe link naar de stemwebsite voor uw vergadering.

FindTime-polls vereenvoudigen de coördinatie van vergadertijden, waardoor een tijdstip wordt gegarandeerd dat voor alle deelnemers werkt. Ga voor meer informatie over FindTime naar de Microsoft-ondersteuningspagina.

Tip 17: De werkbalk Snelle toegang aanpassen voor verbeterde productiviteit

Maximaliseer uw productiviteit in Outlook door de werkbalk Snelle toegang aan te passen, zodat uw meest gebruikte functies direct beschikbaar zijn. Deze werkbalk kan in de rechterboven- of linkerbenedenhoek van de Outlook-interface worden geplaatst voor gemakkelijke toegang:

1. Zoek de gewenste opdracht op het lint en selecteer het juiste tabblad of de juiste groep.
2. Klik met de rechtermuisknop op de opdracht en kies Toevoegen aan werkbalk Snelle toegang in het vervolgkeuzemenu.

Het aanpassen van de werkbalk Snelle toegang stroomlijnt uw workflow in Outlook en biedt snelle toegang tot essentiële functies. Voor meer tips over het personaliseren van uw Outlook-interface, bekijk de Microsoft-ondersteuningspagina.

Tip 18: Zorg voor privacy door uw agenda in te stellen op Privé

Het handhaven van privacy is van cruciaal belang, vooral in een samenwerkingsomgeving zoals Office 365. Volg deze stappen om ervoor te zorgen dat uw agendagegevens privé blijven:

1. Open Outlook en ga naar het gedeelte Agenda vanuit het navigatiemenu.
2. Klik met de rechtermuisknop op de agenda die u privé wilt maken en selecteer Eigenschappen.
3. Ga naar het tabblad Rechten, selecteer Standaard en kies vervolgens Geen in het vervolgkeuzemenu om de toegang te beperken.
>
4. Klik op OK om uw wijzigingen toe te passen en op te slaan.

Door uw agenda in te stellen op privé, kunt u bepalen wie toegang heeft tot uw planning en kunt u uw privacy binnen uw organisatie beschermen. Voor meer tips over het beheren van agendamachtigingen gaat u naar de Microsoft-ondersteuningspagina.

Tip 19: Uw Outlook-ervaring personaliseren met thema's

Het uiterlijk van uw Outlook-inbox verbeteren met een aangepast thema is niet alleen esthetisch aantrekkelijk, maar kan ook de zichtbaarheid verbeteren en vermoeide ogen verminderen. De reeks thema-opties is afhankelijk van uw besturingssysteem en browserversie, waardoor u uw mailbox kunt aanpassen voor een betere ervaring.

1. Open een Microsoft 365-toepassing zoals Word, Excel of PowerPoint.
2. Selecteer Bestand > Opties > Algemeen > Office-thema in de linkerbovenhoek.
3. Kies uit de beschikbare thema-opties om een nieuw uiterlijk aan uw Outlook toe te passen.

Het aanpassen van het thema van uw Outlook-inbox kan uw gebruikerservaring aanzienlijk verbeteren, waardoor het leuker wordt om uw e-mails en agenda te beheren. Voor meer tips over het personaliseren van Outlook raadpleegt u de Microsoft-ondersteuningspagina.

Tip 20: Uw Outlook-agenda afdrukken

Als u uw Outlook-agenda afdrukt, beschikt u over een fysieke kopie van uw planning, zodat u deze gemakkelijk kunt raadplegen. U kunt uw kalender afdrukken voor de huidige dag, week, maand of een aangepast datumbereik. Houd er rekening mee dat alleen de afspraken en vergaderingen uit één agenda tegelijk kunnen worden afgedrukt.

1. Ga in de agendaweergave naar Bestand > Afdrukken.
2. Kies onder Instellingen de afdrukstijl die bij uw behoeften past. Het voorbeeldvenster wordt bijgewerkt om de door u gekozen stijl weer te geven.
3. Voor aanvullende afdrukopties, zoals papierrichting of lettertypeselectie, klikt u op Afdrukopties.
4. In het dialoogvenster Afdrukopties kunt u een aangepast datumbereik selecteren, opgeven welke pagina's u wilt afdrukken of het aantal exemplaren kiezen.
5. Zodra u uw voorkeuren heeft ingesteld, klikt u op Afdrukken om een fysieke kopie van uw agenda te maken.

Het afdrukken van uw agenda is een geweldige manier om uw planning zichtbaar en toegankelijk te houden, zelfs als u niet achter uw computer zit. Voor meer tips over het beheren van uw Outlook-agenda gaat u naar de Microsoft-ondersteuningspagina.

Tip 21: Beheer de weersvoorspelling in uw Outlook-agenda

Blijf op de hoogte van het weer rechtstreeks vanuit uw Microsoft Outlook-agenda door de locatie voor de driedaagse voorspelling aan te passen. De weerbalk in uw agenda biedt voorspellingen voor steden over de hele wereld en u kunt de weergegeven locatie eenvoudig aanpassen.

1. Wanneer u uw Outlook-agenda bekijkt, toont de weerbalk bovenaan de voorspelling voor een specifieke locatie. U heeft toegang tot prognoses voor steden over de hele wereld.
2. Om de stad in de weersvoorspellingsbalk te wijzigen, klikt u op de pijl-omlaag naast de huidige locatie en selecteert u een nieuwe stad in de lijst.

Het bewerken van de weersvoorspelling in uw Outlook-agenda is een eenvoudige manier om de weersomstandigheden voor uw komende evenementen en afspraken bij te houden. Voor meer tips over het verbeteren van uw Outlook-ervaring gaat u naar de Microsoft-ondersteuningspagina.

Tip 22: Instellingen voor evenementen en uitnodigingen bijwerken in Outlook

Houd uw Outlook-agenda up-to-date en informeer anderen over eventuele planningswijzigingen door een bestaande afspraak, vergadering of gebeurtenis te wijzigen:

1. Navigeer naar uw agenda en open de afspraak, gebeurtenis of vergadering die u wilt wijzigen.
2. Breng de nodige wijzigingen aan in de itemdetails op het tabblad Afspraak of Vergadering. Als u klaar bent, klikt u op Opslaan en sluiten voor een afspraak of evenement, of op Update verzenden voor een vergadering die u heeft georganiseerd.

Het regelmatig bijwerken van uw evenementen en uitnodigingen zorgt ervoor dat alle deelnemers op de hoogte zijn van eventuele wijzigingen in uw planning. Voor meer tips over het beheren van uw Outlook-agenda gaat u naar de Microsoft-ondersteuningspagina.

Tip 23: Uw agendaweergave in Outlook aanpassen

Met Microsoft Outlook kunt u meerdere aspecten van uw account tegelijkertijd bekijken door ze in aparte vensters te openen. Volg deze stappen om uw agenda en inbox tegelijkertijd te bekijken:

1. Klik in het navigatiedeelvenster met de rechtermuisknop op een van de zijbalkknoppen.
2. Selecteer Openen in nieuw venster in het contextmenu.
3. Zodra het nieuwe venster is geopend, kunt u het naar een tweede monitor verplaatsen of naast uw Outlook-hoofdvenster plaatsen voor gemakkelijke toegang.

Het wijzigen van uw agendaweergave zodat deze geschikt is voor meerdere vensters, verhoogt uw productiviteit doordat u efficiënt kunt multitasken binnen Outlook. Voor meer tips over het aanpassen van uw Outlook-weergave gaat u naar de Microsoft-ondersteuningspagina.

Tip 24: Tijdzonebeheer onder de knie krijgen in Outlook

Effectief tijdzonebeheer is van cruciaal belang, vooral voor frequente reizigers. Door meerdere tijdzones in te stellen in uw Outlook-agenda, kunt u zorgen voor duidelijkheid in uw planning voor verschillende regio's.

In de nieuwste versies van Outlook voor Microsoft 365 kunt u maximaal drie verschillende tijdzones in uw agenda weergeven:

1. Ga naar het menu Bestand in Outlook.
2. Kies Opties uit de lijst.
3. Selecteer in het venster Opties het tabblad Agenda. Vink onder het gedeelte Tijdzones het selectievakje Een tweede tijdzone weergeven aan en, indien nodig, het selectievakje Een derde tijdzone weergeven. li>
4. Selecteer de gewenste tijdzone(s) in de vervolgkeuzelijst Tijdzone om ze aan uw agenda toe te voegen.

Door tijdzones in uw Outlook-agenda te beheren, kunt u uw planning overzichtelijk houden en verwarring voorkomen tijdens het reizen of bij het coördineren met internationale contacten. Voor meer tips over het gebruik van de agendafuncties van Outlook gaat u naar de Microsoft-ondersteuningspagina.

Tip 25: Verhoog de efficiëntie met Outlook-sneltoetsen

Sneltoetsen kunnen uw productiviteit in Outlook aanzienlijk verbeteren. Hier vindt u een selectie snelkoppelingen waarmee u efficiënter door uw Outlook-taken kunt navigeren en deze kunt beheren:

• Ctrl+N: maak een nieuw item aan (e-mail, afspraak, contactpersoon, enz.).
• Ctrl+R: een e-mail beantwoorden.
• Ctrl+F: een e-mail doorsturen.
• Ctrl+Shift+R: iedereen op een e-mail beantwoorden.
• Ctrl+Shift+A: Maak een nieuwe afspraak.
• Ctrl+1: overschakelen naar Mail.
• Ctrl+2: overschakelen naar Agenda.
• Ctrl+3: overschakelen naar Contacten.
• Ctrl+4: overschakelen naar Taken.
• Ctrl+5: overschakelen naar Notities.
• Ctrl+Shift+M: maak een nieuw e-mailbericht.
• Ctrl+6: overschakelen naar de mappenlijst in het navigatiedeelvenster.
• Ctrl+7: overschakelen naar snelkoppelingen.
• Ctrl+Shift+Q: maak een nieuw vergaderverzoek.

Het integreren van deze snelkoppelingen in uw dagelijkse routine kan uw Outlook-ervaring stroomlijnen, waardoor deze sneller en intuïtiever wordt. Voor een uitgebreide lijst met Outlook-sneltoetsen gaat u naar Microsoft-ondersteuningspagina.

Tip 26: Maak gebruik van Work Insights met Microsoft Viva

Voor Microsoft Office 365- en Microsoft 365-abonnees biedt Microsoft Viva Insights tools waarmee u uw werkverbindingen kunt beheren, vrije tijd kunt plannen en een gezonder evenwicht tussen werk en privéleven kunt bevorderen. Zo krijgt u toegang tot deze inzichten in Outlook:

1. Open Outlook en ga naar de map Verzonden.
2. Klik op de knop Inzichten op het startlint.
3. Het Viva Insights-paneel verschijnt aan de rechterkant van het scherm en biedt hulpmiddelen waarmee u uw werkdag kunt plannen, zich kunt voorbereiden op vergaderingen en herinneringen kunt instellen om georganiseerd te blijven.

Het gebruik van Viva Insights in Outlook kan waardevolle hulp bieden bij het beheren van uw dagelijkse taken en het behouden van een gezond evenwicht tussen werk en persoonlijke tijd. Voor meer informatie over hoe u het meeste uit Viva Insights kunt halen, gaat u naar de Microsoft ondersteuningspagina.

Tip 27: Beheer uw beschikbaarheidsstatus in Outlook

Door uw beschikbaarheidsstatus in Outlook in te stellen, kunt u uw huidige werksituatie aan collega's communiceren, waardoor u de verwachtingen en interacties kunt beheren. Zo past u uw aanwezigheidsstatus aan:

1. Klik op Mijn info onder aan het scherm.
2. Selecteer Status om toegang te krijgen tot de statusopties.
3. Kies op de statuspagina de gewenste beschikbaarheid:
   • Niet storen
   • Beschikbaar
   • Buiten werk
   • We zijn zo terug
   • Lijk weg
   • Bezet

Door uw beschikbaarheidsstatus up-to-date te houden, kunt u zorgen voor een vlottere communicatie en samenwerking met uw team. Voor meer tips over het optimaliseren van uw Outlook-ervaring, bekijk de Microsoft-ondersteuningspagina.

Tip 28: Outlook integreren met Gmail

Combineer de organisatorische kracht van Outlook met het gemak van Gmail door Outlook zo te configureren dat het met uw Gmail-account werkt. Hierdoor kunt u Gmail gebruiken voor e-mail en tegelijkertijd gebruikmaken van de agenda- en organisatiefuncties van Outlook:

1. Start Outlook en navigeer naar Bestand.
2. Selecteer Account toevoegen.
3. Voer uw Gmail-e-mailadres in het veld E-mailadres in en klik op Verbinden.
4. Typ uw Gmail-wachtwoord in en selecteer Verbinden opnieuw.
5. Maak Microsoft Outlook toegang tot uw Gmail-account door op Toestaan te klikken.
6. Wacht tot Outlook verbinding heeft gemaakt met uw Gmail-account.
7. Zodra de installatie is voltooid, kunt u nog een e-mailaccount toevoegen of op Gereed klikken om het proces te voltooien.

Als u geïnteresseerd bent in toegang tot Gmail binnen Outlook, raadpleeg dan onze handleiding over het integreren van Gmail in Outlook voor een naadloze e-mailervaring. Voor meer tips over effectief gebruik van Outlook raadpleegt u de Microsoft-ondersteuningspagina.

Tip 29: Microsoft Teams-vergaderingen organiseren via Outlook

Een van de opvallende kenmerken in het arsenaal van Outlook is de mogelijkheid om Microsoft Teams-vergaderingen te plannen, wat perfect is voor het hosten van virtuele presentaties en discussies. Volg deze stappen om een Teams-vergadering op te zetten:

1. Start Outlook en navigeer naar de agendaweergave.
2. Klik op Nieuwe artikelen > Teamsvergadering bovenaan de pagina, onder het tabblad Home.
3. Kies het account waarmee u de Teams-vergadering wilt plannen.
4. Klik op Vergadering plannen. Indien beschikbaar kunt u ook een vergadersjabloon selecteren.
5. Voer de namen of e-mailadressen van uw genodigden in de velden Vereist of Optioneel in. Je kunt ook hele contactgroepen uitnodigen.
6. Vul het onderwerp van de vergadering, de locatie (indien nodig), de begintijd en de eindtijd in.
7. Stel uw bericht op voor de uitnodiging voor de vergadering.
8. Klik op Verzenden om de uitnodiging voor de vergadering naar alle deelnemers te verzenden.

Door Microsoft Teams te integreren met Outlook kunt u het proces van het organiseren van virtuele vergaderingen stroomlijnen, waardoor u gemakkelijker verbinding kunt maken met uw team of organisatie. Ga voor meer tips over het gebruik van Microsoft Teams in Outlook naar de Microsoft-ondersteuningspagina.

Tip 30: De werkbalk Snelle toegang aanpassen in Outlook

Verhoog uw productiviteit door de werkbalk Snelle toegang in Outlook aan te passen. Met deze werkbalk kunt u uw meest gebruikte functies binnen handbereik houden, en deze kan in het gebied rechtsboven of linksonder in de applicatie worden geplaatst.

1. Navigeer naar het lint en kies het tabblad of de groep waar de gewenste opdracht zich bevindt.
2. Klik met de rechtermuisknop op de opdracht die u wilt toevoegen en selecteer Toevoegen aan werkbalk Snelle toegang in het contextmenu.

Door de werkbalk Snelle toegang te personaliseren, kunt u uw workflow stroomlijnen en snel toegang krijgen tot essentiële functies. Voor meer tips over het aanpassen van uw Outlook-ervaring, bekijk de Microsoft-ondersteuningspagina.

Door het uiterlijk van uw agenda aan te passen, kunt u uw planning effectiever indelen en visueel aantrekkelijker maken. Voor meer tips over het beheren van uw Outlook-agenda gaat u naar de officiële Outlook-ondersteuningspagina van Microsoft of onze handleiding over het oplossen van veelvoorkomende Outlook-problemen.

Advertisement