11 Tips om de Productiviteit in Outlook
te verhogen [2024] 💥

Bijgewerkt: 4 November 2024 | door: Martijn Assie, maakt al 20 jaar websites en winkels, tevens Linux-, Wordpress-,
Photoshop- en SEO-expert. | EN DE

Microsoft Outlook is een krachtig hulpmiddel dat door miljoenen mensen wordt gebruikt om e-mailcommunicatie te beheren en dagelijkse taken te organiseren. Niet iedereen weet echter hoe het volledige potentieel voor verhoogde productiviteit kan worden benut. Dit artikel is bedoeld om enkele van de beste productiviteitshacks en tips voor effectief gebruik van Outlook te ontsluiten. De hoeksteen van effectief kantoorbeheer is slimmer werken, niet harder.

Dit betekent dat u een 'één keer aanraken'-benadering hanteert voor uw e-mails en taken. Door elk stuk correspondentie slechts één keer af te handelen, kunt u uw workflow stroomlijnen, de rommel verminderen en u concentreren op wat er echt toe doet. Of u nu een doorgewinterde Outlook-gebruiker bent of nieuw bij het programma, deze hacks en tips helpen u uw digitale kantoorbeheer te optimaliseren, waardoor u tijd bespaart en uw efficiëntie vergroot.

Advertisement

Hoofdstuk 1: Favorieten gebruiken voor snelle toegang tot actieve mappen

In het tijdperk van papieren kantoren vertrouwden we op drie belangrijke archiveringssystemen, die nog steeds relevant zijn in het digitale tijdperk. Door deze systemen aan Outlook aan te passen, kunt u uw e-mailproductiviteit verbeteren:

• Actieve bestanden: dit zijn de bestanden waartoe u onmiddellijk toegang nodig heeft, zoals lopende projecten of dringende communicatie. In plaats van ze te begraven in het A-Z-mappensysteem, bewaar ze in het gedeelte 'Favorieten' bovenaan het Outlook-navigatiedeelvenster. Om een map aan Favorieten toe te voegen, klikt u met de rechtermuisknop op de map en kiest u 'Weergeven in Favorieten'. Wanneer het project is voltooid, klikt u met de rechtermuisknop op de map en selecteert u 'Verwijderen uit favorieten' om uw werkruimte overzichtelijker te maken.
• Inbox-mapsysteem: dit systeem weerspiegelt de traditionele archiefkast met 4 laden, waarbij uw mappen alfabetisch in de Inbox worden geordend. Om prioriteit te geven aan een map, hernoemt u deze met een onderstrepingsteken "_" of een nummer aan het begin, waarbij u ervoor zorgt dat deze bovenaan de lijst verschijnt, aangezien symbolen en cijfers voorrang hebben bij digitale archivering.
• Perennial Files: dit zijn uw 'voor altijd'-bestanden, zoals contractgegevens, bedrijfsdocumenten en belastinggegevens. In Outlook worden deze doorgaans opgeslagen in archiefmappen onder aan het navigatiedeelvenster, zodat ze behouden blijven maar uw actieve werkruimte niet onoverzichtelijk worden.

Door deze traditionele archiveringsprincipes toe te passen op Outlook, kunt u uw e-mailbeheer stroomlijnen en uw belangrijkste mappen binnen handbereik houden. Voor meer tips over het organiseren van uw Outlook, bekijk de Microsoft-ondersteuningspagina.

Hoofdstuk 2: Uw workflow stroomlijnen met geautomatiseerde e-mailarchivering

Als u de 'Work Less'-theorie in Outlook omarmt, moet u geautomatiseerde processen instellen om uw e-mails efficiënt te beheren. Eén zo'n proces is het automatisch archiveren van e-mails in specifieke mappen, zodat u zich kunt concentreren op uw taken zonder de afleiding van een rommelige inbox.

Een nieuwe map maken: om te beginnen heeft u een bestemming nodig voor uw geautomatiseerde archivering. Maak een nieuwe map door op Ctrl + Shift + E te drukken. Geef deze map een naam op basis van het type e-mails dat u wilt archiveren, zoals 'Projectupdates' of 'Klantcorrespondentie'.

Geautomatiseerde archivering instellen: om het archiveringsproces te automatiseren:

1. Klik met de rechtermuisknop op een e-mail van de afzender of categorie die u automatisch wilt archiveren.
2. Selecteer 'Regels' in het contextmenu en kies vervolgens 'Berichten altijd verplaatsen van [Afzender]'.
3. Selecteer in het dialoogvenster dat verschijnt de nieuw aangemaakte map als bestemming voor deze berichten.
4. Klik op "OK" om de regel te bevestigen en te activeren.

Met deze configuratie verplaatst Outlook inkomende e-mails van de opgegeven afzender of categorie automatisch naar de door u aangegeven map. Hierdoor blijft uw inbox overzichtelijker en kunt u gerelateerde e-mails in batches bekijken, waardoor uw focus en productiviteit toenemen.

Hoofdstuk 3: Productiviteit verhogen door meldingen uit te schakelen

Hoewel het misschien contra-intuïtief lijkt, kan het uitschakelen van meldingen in Outlook leiden tot aanzienlijke productiviteitswinsten. Hoewel meldingen soms nuttig zijn, kunnen ze een grote afleiding vormen, waardoor uw aandacht wordt afgeleid van de taak die moet worden uitgevoerd en uw workflow wordt verstoord. Elke keer dat er een melding verschijnt, kost het waardevolle tijd en mentale energie om je opnieuw te concentreren op je vorige activiteit.

Als uw werk het toelaat, kunt u overwegen de meldingen uit te schakelen en in plaats daarvan specifieke tijden aan te wijzen waarop u uw e-mail, chat of andere communicatiesystemen kunt controleren. Deze aanpak kan uw productiviteit en algehele effectiviteit verbeteren doordat u zich volledig op uw werk kunt concentreren, zonder voortdurende onderbrekingen.

Meldingen uitschakelen in Outlook:

1. Klik op het menu Bestand en selecteer Opties > E-mail.
2. In de sectie Berichtontvangst schakelt u de optie uit voor Een bureaubladwaarschuwing weergeven.
3. Klik op OK om uw wijzigingen op te slaan.

Door de controle over uw meldingen over te nemen, creëert u een meer gerichte en productieve werkomgeving. Voor meer tips over het beheren van uw Outlook-instellingen, bekijk de Microsoft-ondersteuningspagina.

Hoofdstuk 4: Vlaggen en categorieën gebruiken voor e-mailbeheer

Effectief e-mailbeheer is de sleutel tot het behouden van een productieve workflow. Door vlaggen en categorieën in Outlook te gebruiken, kunt u eenvoudig belangrijke berichten in uw inbox bijhouden. Dit systeem is vergelijkbaar met de kleurcodering die wordt gebruikt in fysieke archiefsystemen en biedt een visueel signaal voor de organisatie van e-mail.

Markeringen gebruiken: vlaggen zijn een goede manier om e-mails te markeren die follow-up of aandacht vereisen. Om een e-mail te markeren, klikt u eenvoudig met de rechtermuisknop op het bericht en selecteert u de juiste vlagkleur of vervolgherinnering. Dit zorgt ervoor dat de e-mail opvalt in uw inbox en gemakkelijk toegankelijk is wanneer u deze moet adresseren.

Categorieën gebruiken: met categorieën kunt u kleurcodes aan uw e-mails toewijzen, waardoor u eenvoudig berichten kunt groeperen en identificeren die betrekking hebben op specifieke projecten, klanten of afdelingen. Om een e-mail te categoriseren, klikt u met de rechtermuisknop op het bericht, gaat u naar 'Categoriseren' en selecteert u een kleur. U kunt ook aangepaste categorieën maken met betekenisvolle namen, passend bij de behoeften van uw organisatie.

Hier is een korte handleiding voor het toepassen van vlaggen en categorieën:

1. Klik met de rechtermuisknop op een e-mail in uw inbox.
2. Voor vlaggen: kies 'Opvolgen' en selecteer een vlagkleur of herinnering.
3. Voor categorieën: kies 'Categoriseren' en selecteer een kleur of maak een nieuwe categorie.

Door vlaggen en categorieën op te nemen in uw e-mailbeheerstrategie, kunt u ervoor zorgen dat belangrijke berichten gemakkelijk zichtbaar en georganiseerd zijn, waardoor uw algehele productiviteit toeneemt. Voor een meer gedetailleerde tutorial over het gebruik van deze functies kunt u een korte videohandleiding bekijken op hoe u e-mails markeert en kleurcategorieën toevoegt in Outlook.

Hoofdstuk 5: Tijdmanagement verbeteren met taken en takenlijsten

Effectief tijdbeheer is van cruciaal belang voor het behoud van de productiviteit, en Outlook biedt verschillende hulpmiddelen waarmee u uw planning kunt organiseren. Volgens ons onderzoek gebruikt een aanzienlijk deel van de gebruikers hun agenda, inbox of een speciale takenlijst om taken te beheren. Met de geïntegreerde functies van Microsoft Outlook kunt u uw tijdmanagementproces stroomlijnen.

De agenda gebruiken als takenlijst: 23% van de respondenten gebruikt hun agenda om taken op te sommen. U kunt evenementen voor de hele dag maken of specifieke tijdsblokken voor taken instellen, zodat uw to-do-items zichtbaar zijn naast uw afspraken.

De inbox gebruiken als takenlijst: 13% van de gebruikers beheert taken rechtstreeks in hun inbox. U kunt belangrijke e-mails markeren voor follow-up en deze omzetten in actiegerichte items die in uw takenweergave verschijnen.

Een speciale takenlijst gebruiken: 38% van de respondenten geeft er de voorkeur aan een aparte takenlijst te gebruiken. Met de functie Taken van Outlook kunt u taken maken, categoriseren en prioriteren, waardoor u een duidelijk overzicht krijgt van wat er moet gebeuren.

De nieuwste versie van Microsoft 365 introduceert een nieuw verticaal menu aan de linkerkant van het scherm, waardoor u gemakkelijker toegang krijgt tot uw takenlijst. Deze verbetering vereenvoudigt de navigatie en zorgt ervoor dat u georganiseerd blijft.

Houd er rekening mee dat uw Postvak IN bedoeld is voor e-mails, uw agenda voor afspraken en uw takenlijst voor belangrijke taken die uw aandacht vereisen. Door deze functies effectief te gebruiken, kunt u uw tijdbeheer verbeteren en de productiviteit verhogen.

Voor meer tips over het gebruik van Taken en de takenlijst in Outlook, ga naar de Microsoft-ondersteuningspagina.

Hoofdstuk 6: De workflow stroomlijnen met sneltoetsen

Het omarmen van de tweede regel van Office Management, 'Typ minder en gebruik snelkoppelingen', kan uw efficiëntie in Outlook aanzienlijk verbeteren. Hier zijn enkele veelzijdige snelkoppelingen om uw e-mail- en taakbeheer te versnellen:

• Een e-mail doorsturen: Ctrl + F
• Een nieuwe agenda-afspraak openen: Ctrl + Shift + A
• Overschakelen naar Notities: Ctrl + 5
• Een e-mail markeren als ongelezen: Ctrl + U
• Zoeken naar items: F3 of Ctrl + E
• Geselecteerde items verplaatsen: Ctrl + Shift + V

Bovendien kunt u met de "Quick Steps"-functie van Outlook aangepaste snelkoppelingen maken voor vaak uitgevoerde acties, zoals het verplaatsen van e-mails naar een specifieke map of het verzenden van een bericht naar een groep contactpersonen.

Het integreren van deze sneltoetsen in uw dagelijkse Outlook-routine kan u tijd besparen en de noodzaak van herhaalde muisklikken verminderen. Voor een uitgebreide lijst met sneltoetsen om uw productiviteit verder te verhogen, raadpleegt u onze handleiding over Tips om meer dan 140 Outlook-sneltoetsen te gebruiken.

Hoofdstuk 7: Uw takenlijst integreren in uw Postvak IN

In een snelle werkomgeving is het gemakkelijk om taken uit het oog te verliezen en achterop te raken op schema. Een effectieve manier om georganiseerd te blijven is door uw takenlijst direct zichtbaar te maken in uw Postvak IN:

1. Klik op het tabblad Weergeven in Outlook.
2. Selecteer Takenbalk in het gedeelte Indeling van het lintmenu.
3. Kies ervoor om Taken weer te geven. Je kunt de andere opties voorlopig negeren.

Met deze instellingen verschijnt het taakvenster rechts van uw e-maillijst, waardoor u voortdurend zicht heeft op uw takenlijst. Dankzij deze integratie kunt u uw taken eenvoudig controleren en beheren zonder dat u tussen verschillende weergaven hoeft te schakelen, zodat u uw verantwoordelijkheden onder controle kunt houden.

Door uw takenlijst duidelijk zichtbaar te houden, kunt u ervoor zorgen dat belangrijke taken altijd centraal staan, waardoor de kans kleiner wordt dat u deadlines over het hoofd ziet of belangrijke opdrachten vergeet. Voor meer tips over het beheren van taken in Outlook, bekijk de Microsoft-ondersteuningspagina.

Hoofdstuk 8: De kunst van het slepen en neerzetten onder de knie krijgen

Het omarmen van de derde regel van Office Management, 'Sta open voor het leren van nieuwe trucs', kan een wereld van productiviteit in Outlook openen. Eén zo'n truc is de drag-and-drop-methode, die tijd kan besparen en de kans op fouten kan verkleinen:

• Contactpersonen maken op basis van e-mails: in plaats van handmatig contactgegevens in te voeren, klikt en sleept u eenvoudigweg een e-mail naar het pictogram 'Contactpersonen' in de navigatiebalk. Hierdoor wordt een nieuw contact gemaakt, waarbij de naam en het e-mailadres van de afzender automatisch worden ingevuld. Gebruik de sneltoetsen Kopiëren (Ctrl + C) en Plakken (Ctrl + V) om aanvullende gegevens, zoals telefoonnummers en adressen, van de e-mailhandtekening naar de contactvelden over te brengen.
• Afspraken maken op basis van e-mails: sleep een e-mail naar het pictogram "Agenda" om een nieuwe afspraak te maken. Bij de afspraak worden alle details uit de e-mail bewaard, waardoor overtypen niet meer nodig is.
• Taken of notities maken op basis van e-mails: op dezelfde manier wordt door het slepen van een e-mail naar de pictogrammen 'Taken' of 'Notities' een nieuwe taak of notitie gemaakt met de e-mailinhoud.

Omgekeerd slepen en neerzetten:

• E-mails van contactpersonen: sleep een contact naar het pictogram 'Mail' in het mappenvenster om een nieuwe e-mail voor dat contact op te stellen.
• Afspraken uit contactpersonen: sleep een contact naar de 'Agenda' om een nieuwe afspraak met dat contact te maken.
• Taken uit contactpersonen: sleep een contact naar 'Taken' om een taak te maken die verband houdt met dat contact.

Door deze slepen-en-neerzetten-technieken in uw Outlook-routine op te nemen, kunt u uw workflow stroomlijnen, typefouten verminderen en uw algehele productiviteit verbeteren. Voor meer innovatieve Outlook-hacks raadpleegt u onze uitgebreide gids over Outlook Tips & Tricks voor de Agenda.

Hoofdstuk 9: Uw takenlijst integreren met uw agenda

Voor naadloos taakbeheer kunt u overwegen uw takenlijst rechtstreeks aan uw Outlook-agenda toe te voegen. Dankzij deze integratie kunt u uw taken naast uw afspraken bekijken, waardoor uw planningsproces wordt gestroomlijnd:

1. Klik op het tabblad Weergeven in Outlook.
2. Selecteer in het gedeelte Indeling de Takenbalk.
3. Kies Taken in het vervolgkeuzemenu. Je takenlijst verschijnt nu aan de rechterkant van je scherm, of je nu in je Postvak IN of in de Agenda-weergave bent.

Door uw takenlijst zichtbaar te maken in uw agenda, hoeft u niet meer heen en weer te schakelen tussen verschillende weergaven, waardoor u tijd bespaart en georganiseerd blijft. Naarmate u eraan gewend raakt uw takenlijst regelmatig te controleren, zult u het gemakkelijker vinden om nieuwe taken toe te voegen, er prioriteit aan te geven en ze als voltooid te markeren. Als u deze gewoonte aanleert, kunt u uw productiviteit aanzienlijk verhogen en ervoor zorgen dat u uw verantwoordelijkheden onder controle blijft.

Hoofdstuk 10: Multitasking verbeteren met zij-aan-zij weergave

Om uw productiviteit in Outlook te optimaliseren, kunt u overwegen uw agenda en Postvak IN tegelijkertijd te bekijken, vooral als u een opstelling met twee monitoren heeft. Met deze regeling kunt u uw planning en e-mails efficiënter beheren, zonder dat u voortdurend tussen weergaven hoeft te schakelen.

Een zij-aan-zij weergave instellen:

1. Klik met de rechtermuisknop op een van de navigatieknoppen onder aan het navigatiedeelvenster (zoals Mail, Agenda, Contacten, Taken of Notities).
2. Selecteer "Openen in nieuw venster" in het contextmenu.
3. Sleep het nieuwe venster naar uw tweede monitor en pas de grootte en positie indien nodig aan.

Met deze configuratie kunt u uw komende afspraken in de gaten houden terwijl u uw e-mails beheert, waardoor u minder hoeft te wisselen tussen verschillende weergaven en uw algehele workflow wordt verbeterd.

Hoofdstuk 11: Dagelijkse taken opnemen in uw agendaweergave

Voor degenen die hun taken nauwgezet plannen met begin- en einddatums, kan het weergeven van een dagelijkse takenlijst in uw Outlook-agenda een game-changer zijn. Met deze functie kunt u taken bekijken op de specifieke dag waarop ze volgens de planning moeten beginnen of eindigen, waardoor u een uitgebreid overzicht krijgt van uw dagelijkse verantwoordelijkheden.

Om de dagelijkse taakweergave in te schakelen:

1. Navigeer naar het tabblad 'Weergeven'.
2. In het gedeelte 'Indeling' selecteert u 'Dagelijkse takenlijst'.
3. Kies de optie 'Normaal' om taken onderaan elke kalenderdag weer te geven.

Standaard organiseert de Dagelijkse Takenlijst taken op vervaldatum. Als u er echter de voorkeur aan geeft taken te bekijken op basis van hun startdatum, volgt u deze stappen:

1. Klik met de rechtermuisknop op het gebied 'Taken weergeven op: einddatum' onder aan uw agenda.
2. Selecteer 'Op startdatum' in het contextmenu.

Deze aanpassing zorgt ervoor dat taken zichtbaar zijn in uw dagelijkse weergave zodra ze actief worden, zodat u uw planning voor kunt blijven.

Conclusie: Outlook optimaliseren voor maximale productiviteit

Door deze productiviteitshacks voor Outlook te implementeren, kunt u uw e-mailbeheer en planningspraktijken transformeren. Van het gebruik van snelkoppelingen en categorieën tot het integreren van uw takenlijst met uw agenda: elke hack is ontworpen om uw workflow te stroomlijnen en onnodige afleiding te verminderen. Naarmate u deze strategieën aanpast aan uw dagelijkse routine, zult u een aanzienlijke verbetering in uw efficiëntie en tijdbeheer merken.

Onthoud dat de sleutel tot productiviteit niet alleen draait om harder werken, maar ook om slimmer werken. Door het volledige potentieel van de functies van Outlook te benutten, kunt u een beter georganiseerde, gefocuste en productievere werkdag realiseren.

Advertisement